电子会计档案就是这样管理的，发票、凭证、账本都打印Say bye！

近两年，我国大力推广电子发票。使用电子发票不仅可以降低企业成本，让消费者更容易节省，而且有利于税务部门规范管理。这是一件利国利民的好事。然而，在具体实施过程中，却遇到不少投诉。

某事业单位工作人员汤姆：“电子特价票的实施并没有节省纸张，反而导致企业使用大量纸张进行打印。”

电子设备公司会计LI *** ：“不仅要打印出来装订成凭证，还要买一个移动硬盘来保存电子文件，太麻烦了！”

某保险公司IT总监Jerry：“公司现有的业务系统已经过时，不具备接受电子文件的能力。我们是应该安装系统还是手动保存电子版？我为此烦恼了半个月。” ！”

01电子发票应该如何归档保存？

①已建立电子档案管理系统的单位

已实施会计信息系统，电子发票相关记账凭证、报销凭证等全部实现数字化（不含纸质凭证扫描，下同）。电子发票及相关会计凭证、报销凭证等可以通过归档接口或手动导入电子档案管理系统对电子会计凭证进行整理、归档和长期保存。归档方式参见《企业电子文件归档及电子档案管理指南》（九办发[2015]4号）；

如果电子发票相关的会计凭证、报销凭证等非电子化，可以通过归档接口将电子发票单独导入或手动导入电子档案管理系统进行整理、归档和长期保存。整理、归档和长期保存方法参见《企业电子文件归档及电子档案管理指南》（端办发[2015]4号）。

也就是说，企业电子化后，不再需要打印凭证、账簿。

② 无电子档案管理系统的单位

如果实施了会计信息系统，所有与电子发票相关的记账凭证、报销凭证等均已数字化，则电子发票及相关记账凭证、报销凭证等可交由会计档案管理人员存储并准备文件编号。推荐存储结构如下图所示：

同时建立电子会计档案台账或目录。账本或目录的结构推荐如下表：

如果未实施会计信息系统，且与电子发票相关的会计凭证、报销凭证未数字化，电子发票将以电子形式交由会计档案管理人员保存。推荐存储结构如下图所示：

同时，建立电子发票台账或目录。账本或目录的结构建议如下：

提示：保存电子发票时，应采用多重备份、定期测试等方法，保证电子发票文件不丢失，并在规定的保存期限内可以读取。

尚未执行会计信息系统，公司按照国家规定归档保存。手续非常繁琐、费时、费力。

02电子会计档案信息化势在必行

在发票电子数据存储方面，财政部指出，以纸质电子发票打印件作为报销依据的，应当同时保存纸质发票打印的电子发票，电子会计凭证与相关会计档案建立检索关系。。

但如果企业不建立档案管理制度，实施起来就会非常困难。电子发票本身分散在公司每个报销人员手中。还有的采用打印件报销，但财务部门要求报销的同时提交电子单据。，也很麻烦。一方面，根据报销凭证编号收集整理这些电子单据，费时费力。另一方面，索引是一个巨大的工作量。因此，目前的情况是，达到完整标准的企业寥寥无几。

要从根本上解决这些问题，只能加强单位信息化建设，及时升级会计系统，实行和完善电子档案管理财务档案销毁，保证单位电子会计凭证的使用和存储符合相关法律、行政法规的规定。

03 电子会计档案政策四大重点解读

电子发票只是报销电子会计凭证的文件类型之一。早在2020年3月23日，财政部就指出，如果以电子会计凭证纸质打印件作为报销依据，必须同时保存打印件。它还强调元数据的接收、读取、使用和管理。

① 电子档案管理系统归档要点

电子会计凭证经验证合法、真实

费用控制与报销系统/会计核算系统完成真实性验证工作；归档至电子档案管理系统后，确保其生命状态存档且不可修改。

电子会计凭证的传输和存储安全可靠，任何对电子会计凭证的篡改都能及时发现。

费用控制和报销系统/会计系统/电子档案管理系统必须做到这一点。电子档案管理系统必须保证归档电子会计凭证的安全。对电子会计凭证的任何修改都必须记录下来以便跟踪和审计。

会计系统输出的电子会计凭证格式应为PDF、PDF/A或OFD[参见GB/T 18894-2016《电子凭证归档与电子档案管理规范》]。

②电子档案元数据管理的重要性

特别强调电子会计凭证的元数据。元数据的管理对于电子会计凭证的真实性、完整性、安全性和审计追踪至关重要。因此，有必要建立电子会计档案的元数据规范。

③电子会计凭证归档要求

归档范围：包括但不限于商业单据、电子发票/财务电子票据/电子客票/电子行程单/电子海关专用缴款书/银行电子回单等。

归档格式：电子会计凭证必须获取发票的原始PDF或OFD。纸质打印件/扫描件不符合规格要求。

存储在哪里：在财务会计使用过程中，可以将电子会计凭证保存到财务系统中会计凭证对应的相应报销单据或档案存储链接中；但如果统一结账、归档为电子档案，则应独立于财务系统进行处理。由会计系统以外的电子文件管理系统支持。

④归档范围和保存期限

归档范围包括：内源文件和外部文件。

内生凭证：会计凭证、业务凭证、会计账簿、财务报告、业务合同、其他会计资料等。

对外单据：电子发票、财务电子票据、电子客票、电子行程单、电子海关专用缴款单、银行电子回单等。

对于定期保存期限（10年、30年），电子会计凭证可以仅以电子形式归档，无需保留纸质档案。

04年云电子会计档案全流程管理

首个云电子会计档案管理解决方案覆盖档案全生命周期，包括档案收集、归档、存储、审核、盘点、移交、销毁等环节。

档案元数据涵盖发票、审批文件、合同、银行收据、会计凭证、会计报告等，完全满足国家法规和企业管理需求。

文件收集：自动智能收集，加速无纸化

电子发票报销无需打印，凭证无需打印，无需根据凭证编号进行分类归档。

与各大业务系统、金融系统、各大银行、税务系统对接，直接将企业内外部档案数据采集到元年云电子档案系统中，建立关联，对会计数据进行分类存储并智能关联。

档案：自动归档，多维度标签追溯

电子归档系统可以保证电子凭证在完整、合规的前提下自动归档；需要检查完整性的凭证可以根据凭证的内容进行配置：类型、汇总、金额、部门、公司等条件，可以满足公司后续不同的存取需求。

档案存储：电子归档，节省企业存储空间

电子文件系统可以在规定的存储期限内自动将电子原始凭证、会计凭证、会计报表等电子文件保存在云服务器的指定存储路径中，也可以批量下载存储到公司物理服务器上，不需要档案室，文件柜等存储空间相比纸质档案可以节省大量的存储成本。

档案查阅：一键查询借阅，对应凭证不丢失

采用电子会计凭证、发票、收据、业务单据进行电子化存储，利用系统索引建立关联，保存完整的业务逻辑关系，提供多维度搜索条件，快速查找凭证，并直接在凭证展示页面查看报销单、发票、银行收据等原始数据，节省查找时间和人力，提高内外部审计等相关工作的体验。

文件盘点：仓库管理，定期盘点文件状态

系统提供仓库信息维护，与组织架构绑定，归档入库时关联在线电子档案信息；组织可以定期检查电子文件的保存状况和保存期限，损坏、丢失可以及时处理，过期可以销毁。。

级别：仓库-房间-柜子-行/列（网格）状态：正常、损坏、丢失

文件传输：预归档管理、在线传输和归档

电子文档随着业务的产生而产生，归档前需要通过文档中心进行科学管理、合规应用、共享协作。预归档管理将档案收集业务转入日常办公工作，既能保证数据的准确性，又能实现文档业务的连续性。元数据信息在管理过程中不断完善。当需要归档时，可以直接发起切换。在移交过程中，对文件存储的真实性、安全性、可用性和完整性进行测试。

文件销毁：明确权责，优化管理职能

系统可以根据前一阶段设置的各种文件的保存期限，自动提醒文件即将过期。档案保管员可以提出销毁鉴定申请，并通过审批程序查明相关责任人。审核通过后即可销毁文件，并自动生成销毁台账。

2005年云电子档案系统应用场景

① 快速对接公司自身系统，形成集约化管理

电子档案的核心是结构化数据，分为：系统结构化数据和原始数据。系统结构化数据包括单据、发票、银行单据、凭证等；原始数据包括文件和图像，例如由原始纸质发票形成的电子图像文件或银行 PDF 收据。

元年云提供开放平台快速接入能力，兼容各大企业业务系统（如ERP、OA、CRM）、银行系统（如中国银行、中国农业银行、中国工商银行、建设银行、招商银行）、财务系统（如金蝶、SAP）、税务系统（如发票认证系统）等连接，将企业内外部档案数据采集到元年云中电子档案系统，建立关联性，对会计数据进行分类存储并智能关联。

图为：归档过程

② 利用元年云平台形成一体化电子档案管理

企业日常管理档案所依赖的业务系统，如费用报销、采购、项目管理等，均采用元年云相关服务，自然形成一体化的电子档案管理。随着前期业务数据源的积累，转化为在线电子文件数据。

图为：报销录入和备案的总体流程

支持外部审计审核，内部销售或采购部门可以在线快速查看历史合同、发票等信息，既保证了数据的真实性、有效性和透明度，又节省了财务整理和收集档案的工作量，也降低了企业保管档案的成本。