浅谈税务征管档案电子化管理的实践与思考

税收征管档案是税务部门在税收征管活动中形成的与税收征管业务密切相关、具有保存价值的原始记录，是税收征管工作的基础，是整个税收管理的重要组成部分。税收征管档案管理工作量大，涉税信息繁杂，各征管岗位、工作环节收集的表证册等多为纸质材料，现行档案管理方式落后，基本处于手工操作、人工查询阶段，档案利用率低、价值不足问题日益突出，不能满足日益增长的业务量需求和基层一线的工作要求。因此，实施税收征管档案电子化管理尤为迫切。我局紧跟省局改革思路，结合县局实际情况，自主开发了集税收征管业务与税收征管文书为一体的工作平台，实施了税收征管档案电子化管理。这里笔者结合县局实际情况，简单谈一下电子档案管理的一些做法和思考，以引起讨论。

一、推行税收征管档案电子化管理的重要意义

（1）加强税收征管档案电子管理是建设信息化税收征管体系的必然要求。

税收征管数据管理是税收征管的基础工作，是一切税收业务工作的基础。税收征管基础扎实与否，关系到各项税收业务工作目标能否顺利实现。因此，构建信息化税收征管体系，需要从创新征管数据管理入手，充分利用现有的网络资源和信息化手段，实行税收征管档案电子化采集管理，真正实现一次采集、多次使用、信息共享的目标，为信息化税收管理开辟一条新路。

（二）实行税收征管档案电子化管理是加强税源管理的基础和前提。

税收征管档案的形成、管理和保存始终伴随着税收征管工作的开展，是掌握税源动态、制定纳税计划的基本依据。通过分析企业征管档案，税务管理员可以准确掌握税源变化情况，企业产供销及经营活动变化情况，企业产品结构和成本变化情况，并根据国家经济政策和市场供求状况，预测税收增减趋势，合理制定各期纳税计划。

（三）实行税收征管档案电子化管理是规避执法风险的有力手段。

税收征管档案的形成必须贯穿税收征管的整个过程，我们称之为税收征管工作流。以税收征管工作流为主线，以档案管理为基本诉求，开发税收征管业务与税收征管文书相融合的工作平台，通过短信、桌面系统提示等方式实现税收征管任务的有序推送。税务工作人员通过系统按照法律规定的程序完成各项工作，实现执法规范化、服务标准化。系统还保存了纳税人在办理各环节业务时提供的所有材料的电子版，系统可以更加便捷地定位、查找到原始实物，让税收征管工作有“理由”有“证据”，税收征管工作风险降到更低。

二、税收征管档案电子化建设的主要途径

1.电子档案与纸质档案的有机整合。

由于电子档案尚不具备法律效力，纸质档案具有任何其他资料无法替代的法律依据和凭证作用。我局在推进税收征管电子档案管理过程中，以税收征管档案管理集约化、税收征管信息数字化、纸质档案与电子档案有机结合为目标，加强税收征管档案管理。

（二）规范税收征管档案电子管理流程。

制定一系列操作规程，明确税收征管档案电子信息采集、录入、立卷、归档、调阅等各项业务流程，确定各业务环节的工作职责，建立严格岗位职责考核制度，纳入绩效考核，制定采集事项，规范采集流程，详细规定税收征管资料各信息切入点，严格执行信息采集标准，加强信息采集审核监督，从源头把控税收征管档案质量，确保税收征管信息系统中基础数据完整、准确、及时。

（3）开发基于税收征管档案的税收征管软件。

根据岗位职责和业务流程，开发税收征管软件，实现税收征管档案电子化管理。以流程为导向，结合电子化特点，简化涉税事项和业务流程，规范材料提交，简化表格凭证数据流转程序，建立统一的采集、整理、发布、归档制度。依托税收征管软件，通过电子扫描、电子数据传输等技术手段，将纸质材料转化为影像文件在各个环节流转，真正实现无纸化流转和审批。各级税务人员可根据工作事项和管理要求提取、使用、共享材料，真正体现税收征管档案的价值。

（四）建立严格有效的监督制约机制。理顺各环节工作关系，形成分工合理、相互衔接、相互制约、密切配合的工作秩序，量化考核机制，落实责任制税务档案管理，问题一环节解决，避免出现管理“空子”、岗位职责不到位的现象。通过建立上级税务机关核查制度、定期和不定期抽查，严格组织对税务征管软件系统报送的考核结果进行核查检查，对数据不符或存在造假行为的，严格追究直接责任人和相关负责人的责任。

三、推进税收征管档案数字化的预期效果

1.业务流程更加规范。

税收征管工作平台通过税收征管档案电子化管理，明确和规范了税收征管档案的收集、整理、流转、立卷、移交、保管、审核、销毁、应用等流程节点，每个流程节点都设置了相应的考核，不按规定流程进行整理的，就无法归档，从而统一了税收征管资料的档案管理标准，要求规范化。解决了目前纸质税收征管档案管理中标准不一致、内容不全、整理质量低、整理规范不一致等问题。

2.数据质量更高。

税收征管档案实行电子化管理后，税收征管软件系统有严格的考核标准，严格把控信息采集录入，从源头上确保数据质量的提升。同时，税收征管档案采用高清扫描仪扫描，纳税人的签名、印章、审核人意见、文书中的法律条款等，每一处细节都清晰可见。在计算机中审核涉税信息时，很容易发现哪些申报表没有审核签字，哪些报告没有认真审核，哪些税务登记表填写不全等，有效提高了各项税收基础征管工作的质量。

3.提高数据应用效率。

各级税务工作人员可以在授权的微机上方便快捷地查阅自己想要的各类电子税收征管档案资料，彻底改变了以前一些单位档案资料“拿出来一堆、翻来一张、查不出来”的现象，解决了传统档案管理多年来处于封闭状态的局面，提高了税收征管档案的利用价值，从而为税源分析提供有力依据，为选定纳税评估对象提供重要参考，为税务稽查提供线索，促进税收征管质量和水平进一步提高。